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【仕事術】Outlook時短技!一瞬で送りたい内容のメールを作成する方法

メールを送る時に、毎回ほぼ同じ内容のメールを送ることってありませんか?

  • 朝の業務開始メール
  • お礼メール
  • 報告メール
  • 問い合わせメール

などなど…全く同じ内容だったり、中身を少しだけ変えるだけでほぼ同じ内容のメールを送ることって、意外と多いですよね。

私の場合は、在宅勤務の業務開始連絡や、日次報告に対するお礼などは一語も変えることなく毎日送ります。

実はこういったほぼ同じ内容のメールを、Outlookで一瞬で作成する方法があるんです。

それが、Outlookのクイック操作という機能。

クイック操作を使うことで新規メールも返信もタイトルやCc/Bcc、本文が入った状態で一瞬で作成できるんです。

クイック操作は意外と目立つところにある

この記事では、そんな超便利なクイック操作について紹介してきます。

目次

クイック操作でできること

クイック操作でできることはかなり多岐にわたります。

よく使うものはこちら▼

  • 件名、宛先、本文が入った状態の新規メール作成
  • 本文入りの返信メール作成
  • 分類項目/フラグ設定してフォルダを移動

実際にどういう場面で使っているのか紹介します。

CASE1:業務開始連絡メールの作成

私は在宅勤務時は、業務を開始するときに部署メンバーにメールで「業務を開始します」とメールする必要があります。

このメールは毎日まったく同じ内容なので、下記メールが1クリックで作れるクイック操作を登録しています。

To:部署グループアドレス

件名:【名字】在宅勤務を開始します

本文:

○○部の皆さま

お疲れ様です。○○部の××です。

本日在宅勤務です。
ログインできましたので業務を開始します。

社用携帯:080-XXXX-XXXX

業務終了時は日報で報告します。

投資OLゆうきのアイコン画像投資OLゆうき

クイック操作を使うことで、宛先や件名、本文がすべて入った状態のメールが、ワンクリックで立ち上がるよ!

毎朝PCの電源をつけてOutlookを起動させたら、クイック操作からあらかじめ登録していた「在宅START」というボタンを1クリック。

すると一瞬で、宛先や件名、本文がすべて入った状態のメールが立ち上がります。

CASE2:発注依頼メールの作成

私の業務の中に、関係部署にメールで「この注文分を発注してください」と依頼する作業があります。

基本的な文面や宛先は同じですが、依頼のたびに注文番号やメーカー名、ccが異なるので、テンプレートを作成しています。

To:部署グループアドレス

Cc:所属部署グループアドレス

件名:【★★★(メーカー名)】発注依頼>#★★★(注文番号)

本文:

ご担当者様

お疲れ様です。○○部の××です。

下記の発注をお願いいたします。
注文番号:★★★

よろしくお願いいたします。

★★★の部分は実際には何も入力していません。

クイック操作で新規メールを立ち上げたら、その部分にだけ追記してから送信しています。

また、必要に応じてCcにアドレスを追加したり、本文に「納期急ぎなので至急でお願いします」などの文言を追加したりしています。

クイック操作の使い方

クイック操作を設定しておく

クイック操作を使うためには、予めクイック操作として使いたいものを設定しておく必要があります。

STEP
クイック操作の「新規作成」をクリック
STEP
操作の名前を付けて、アクションを選択する

アクションは複数選択することもできます。

例)1クリックで返信メール作成&分類項目設定

STEP
アクション内容の詳細を設定する

クイック操作で行うアクションを細かく設定していきます。

例では「新規メッセージの作成」を選びました。

初期画面では宛先しか設定できないので、オプションの表示をクリックして詳細画面に進みます。

オプション欄から、件名やCC/BCC、本文(テキスト)の設定などができます。

すべて設定できたら、最後に「完了」をクリックすると保存されます。

クイック操作を使う

登録したクイック操作を使う時は、Outlookのリボンから選択します。

使いたいクイック操作をクリックすると、一瞬で登録していた操作が行われます。

返信や転送、フラグ設定などのクイック操作は、アクションしたいメールを選択してからクイック操作を行います。

クイック操作は超便利!ルーチン作業で使いこなして仕事を効率化しよう!

以上、Outlookのクイック操作の使い方でした。

文章で読むと難しそうに感じるかもしれませんが、使ってみるとそうでもないので、まずはぜひ試してみたください!

一度登録してしまえば、1クリックで宛先や件名まで入ったメールテンプレートが立ち上がるので、かなり時間短縮になります。

特にルーチンワークとして毎日行う報告や連絡に最適!

今まで宛先を選択して、文章を打って…と時間をかけていたメール作成も、クイック操作を使って一瞬で終わらせられますよ。

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