リッチライフ

仕事がちょこっとだけラクになる!アラサー女子が身につけたいExcelの小技

投資OLゆうき
投資OLゆうき

こんにちは♡

投資OLゆうき(@ol_yuuki)です。

知識ゼロから、投資でお金を増やしています!

 

先日、Excel講座に参加してみました!

 

仕事で毎日Excelは使うけど、私の業務内容だと関数の利用は一切なし。笑

主にマニュアルや書類の作成や、Excel形式で一覧抽出してチェックに使う、といった使いかたなんですよね。

そのため、Excelの便利な使い方をほとんど知りません。

VLOOKUPやマクロなんてもっての他!笑

 

受講したExcel講座では、そんなレベル感の人の作業が少し早くなる簡単な小技や、関数やVLOOKUPの基礎について教えていただきました。

その内容が、とってもよくて…!

 

私のように、がっつりExcelで計算をするわけではないけど、もう少しExcelをパパッと使えるようになりたいなあ…という方に役立ちそうな内容だったので、この記事で紹介していきたいと思います。

 

ショートカットキー系

データの1番下にジャンプする Ctrl+ 矢印(↓)

何十行、何百行もあるデータの一番最後のデータを見たい時、ひたすらスクロールしてませんか?

私はしていました。笑

 

データの1番下にジャンプしたい場合は、Ctrl+↓でデータが入力されている最後の行までジャンプしてくれます。

同じように、Ctrl+↑なら1番先頭のデータ、Ctrl+→なら1番右端のデータ、Ctrl+←なら1番左端のデータにジャンプしますよ。

Ctrl+矢印…矢印の方向の1番最後のデータにジャンプ

 

1番下のデータまで範囲選択する Ctrl+ Shift+矢印(↓)

先ほどの、1番下のデータまでジャンプするの応用版。

そして、こちらの方が実用的。

 

1番上のデータから1番下のデータまで、まるっと合計したりセルの色を変えたりしたい!というときに、1番上から1番下のデータまでひたすらドラッグを引っ張って選択していませんか?

私はやっていて、マジ面倒くさいと思っていました。笑

 

例えばセルA1~A100までをすべて選択したい場合は、A1をクリックしてCtrl+Shift+↓で、1番下のデータまでを一瞬で選択することができます。

めちゃ便利!

 

先ほど同様、Ctrl+Shift+↑なら1番先頭のデータ、Ctrl+Shift+→なら1番右端のデータ、Ctrl+Shift+←なら1番左端のデータまでを範囲選択してくれます。

Ctrl+Shift+矢印…矢印の方向の1番最後のデータまでを範囲選択

 

絶対参照を一瞬で付ける F4

関数を使う時に絶対参照($付ける)にしたい場合は、F4を押すと一瞬で絶対参照が設定できます!

F4…絶対参照を設定

 

知ってると便利な知識系

数値と文字列の違い

Excelに文字や数字を入力した時に、自動で右端に寄ったり左端によったり、データの種類が「日付」とか「金額」に変わっていたりしますよね。

これ、Excelには数値と文字列があるからなんです。

数値…右端に寄る、計算できる

文字列…左端に寄る、計算できない

 

だから、「1」と入力した時に右端に寄れば「数値」としてExcelに認識されるので計算できて、左端に寄れば文字列として認識されるので計算できないことになります。

(数字なら基本は数値として認識されます。)

 

日付を入力したら、謎の数字に自動変換される理由

Excelに日付を入力した時に、謎の数字の羅列に自動変換されてしまう経験、ありませんか?

これ、実は日付が数値化されていることが原因。

 

実はExcelでは1900/1/1をスタートとして、その日付が何日後かで数字を割り当てているんです。

1900/1/2なら1、1900/1/10なら9、みたいな感じで。

 

この数字をシリアル値と呼び、シリアル値が割り当てられることで、Excelに「1」と入力すると1900/1/2に変換できるようになっています。

ちなみに2019/9/11は1900/1/1の43,719日後なので、43719が割り当てられています。

Excelに43719と入力すると、2019/9/11に変換することができますよ。

 

日付が数値化されているということは、計算できます。

数値の日付に+100をすると、100日後が簡単に計算することができます。

 

VLOOKUPって結局何?

よくわかるVLLOKUPを使うシーン

よく、Excelができるできないの分かれ道となるVLOOKUP。

名前は聞いたことあるけど、結局何なの!?という方も多いのではないでしょうか。

 

VLOOKUPは、あるデータを検索して、一致するデータを表示させてくれるという関数。

例えば、こんな表があったとします。

 

【表1】

10麦わら海賊団
20白ひげ海賊団
30海軍
40革命軍

 

この表とは別に、こんな表を用意します。

【表2】

名前所属番号所属
ルフィ10
エース20
サボ40

 

VLOOKUPを使うと、表2の所属に部署番号に対応した所属を自動で表示することができるんです!

こんな風にね。

名前所属番号所属
ルフィ10麦わら海賊団
エース20白ひげ海賊団
サボ40革命軍

 

表1から表2の所属番号に対応する所属を引っ張ってきて、表示させる。

こんなことができるのが、VLOOKUPです。

 

VLOOKUPの使い方

VLOOKUPは慣れてしまえば簡単ですが、慣れるまでは言葉が難しいのでちょっとややこしいです。

 

用語の意味はこちら

検索値…表示させたいセル

検索範囲…検索するデータを全選択(例だと表1)

列番号…表示したいデータが検索範囲で設定したデータの何列目か

検索方法…0(完全一致)

 

VLOOKUPは例題を解いてみるほうがすんなり理解できると思うので、とりあえずやってみるのがオススメ!

こちらの解説がわかりやすいですよ▼

【エクセル】VLOOKUP関数とはいったい何者なのか、みなさん気になっていると思います。

 

ちなみに、検索方法は「0」以外に「1」を設定することができます。

「0」は完全に一致したデータだけ、「1」は微妙に似てるデータもOKという設定です。

…完全一致

1…近似値

 

ちょっとした小技の積み重ねが、Excel操作を倍速に!

今回のExcel講座の生徒は、私を入れて3名。

後2人はほぼExcel初心者の男性で、私が1番Excel経験がありました。

 

私は別にExcelのプロでもなんでもないのですが、3人で同じ問題に取り組むとびっくりするくらいスピードに差が出たんです。

私は数秒で終わる作業が、他の生徒さんは数分かかる。

そして先生は一瞬で終わる。笑

 

Excelのちょっとした小技を知っているか知らないかで、ここまでスピードが変わるのか!というのが顕著で驚きでした。

 

転職の時って、履歴書にExcelがどれくらいできるか書くスペースが大体ありますよね。

今までは「表計算…できるかな…」と「VLOOKUP…聞いたことはある…」といったレベルだったので自信を持って「できる!」と言うことはできませんでした。

 

だけど、実際にやってみると「え?こんなのでいいの?」というような作業ばかり。

知ってるか知らないかの差で見た目上のスキルは大きく変わるので、転職を検討している人は少しでもExcelの勉強するだけでだいぶ履歴書の印象が変わりそう!

 

Excelの勉強をするなら、Aviva(アビバ)のようなパソコンスクールに行くより、ストリートアカデミー
で講座を探す方がおすすめ!



ストリートアカデミーは色々な習い事を全国から探すことができるサービス。

先生が直接講座の掲載をしているので、珍しい講座やニッチな講座など、より得的の目的やレベルにマッチした講座を見つけやすいのが特徴です。

カメラ、料理、PCスキル、メイク、英語などの習い事はもちろん、写真の撮られ方、バク転、脚を速くする、マッサージ、そば打ちなど、ちょっと変わった講座も豊富。

 

1回完結型が多いので、ちょっとやってみたいという習い事に気軽に参加しやすいのも嬉しい!

料金も良心的です。

 

東京で開催されているExcel講座の一部はこんな感じ。

 

その他の地域や東京の講座は、こちらから検索できます▼

関東のExcel講座

関西のExcel講座

九州のExcel講座

私が講座で学んだ1番のお気に入り小技はこちら▼

Ctrl+Shift+矢印…矢印の方向の1番最後のデータまでを範囲選択

今までスクロールしまくっていたのがバカみたい。。

いやーこれ便利ですね!

 

知った小技は使わないと覚えません!

新しい技を知ったら、早速仕事で使ってみましょ♪

ABOUT ME
投資OLゆうき
投資OLゆうき
アラサー女子の投資の味方│ 25歳から投資スタート│ 初めは失敗続き、今もまだまだ勉強中│ 投資信託をベースとしたコア・サテライト運用を推奨│ お金の不安を解消すれば、恋愛や仕事の悩みも解決する♡│ OL投資ブロガー│ 普段はアラサー事務職OL